Mit Vetera können Sie Zahlungsdateien importieren, um fertiggestellte Rechnungen automatisch als bezahlt zu markieren. Dadurch müssen Zahlungen seltener manuell verarbeitet werden: Eingehende Banktransaktionen werden anhand der Referenznummern den passenden Rechnungen zugeordnet. Zahlungsdateien können auch zur Verarbeitung von Versicherungsentschädigungen verwendet werden.
Sie können eine Bankzahlungsdatei importieren, zum Beispiel einen Export eines Kontoauszugs, oder eine Excel-Datei, die Sie selbst ausfüllen.
Ob Sie Zahlungsdateien anzeigen und hochladen sowie die Organisation Einstellungen ändern können, hängt von Ihren Berechtigungen ab.
Der Bulk-Zahlungsimporter hieß zuvor Bankzahlungsabwicklung. Der Name wurde geändert, da nun neben Bankzahlungsdateien auch andere Dateien importiert werden können, zum Beispiel Excel-Dateien mit eigenen Zahlungsmethoden.
Hinweis: Der Bulk-Zahlungsimporter wird schrittweise für Kliniken bereitgestellt. Wenn Sie ihn in Vetera noch nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Vetera-Kundenbetreuer oder den Vetera-Support.
Unterstützte Dateiformate
Der Bulk-Zahlungsimporter unterstützt die folgenden Zahlungsdateiformate:
CAMT.053 und CAMT.054 (ISO-20022-XML-Format, in Europa weit verbreitet)
BGMax (vor allem in Schweden verwendet)
SEK und SEK2 (vor allem in Dänemark verwendet)
Excel (.xlsx)
Erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank, welches Format sie für Kontoauszugsexporte verwendet, wenn Sie eine Bankdatei importieren möchten.
Für den Import einer Excel-Datei können Sie die Beispieldatei auf der Upload-Seite als Vorlage verwenden.
So funktioniert der automatische Rechnungsabgleich
Wenn Sie eine Zahlungsdatei hochladen, versucht Vetera, jede Zahlung anhand der darin enthaltenen Referenznummer einer abgeschlossenen Rechnung zuzuordnen.
Wird eine Übereinstimmung gefunden, wird die Zeile als Gezielt markiert.
Wird keine Übereinstimmung gefunden, wird die Zeile als Ungezielt markiert. Sie können die Rechnung manuell zuordnen – siehe Schritt 5 weiter unten.
Beim automatischen Abgleich werden nur Rechnungen der letzten 12 Monate berücksichtigt. Ältere Rechnungen müssen Sie manuell zuordnen.
Hinweis: Zeilen, die automatisch Rechnungen mit einer fälligen Summe von 0 zugeordnet werden, werden standardmäßig ignoriert und nicht verarbeitet.
Referenznummern
Referenznummern sind eindeutige Kennungen, die beim Abschließen einer Rechnung erstellt werden. Sie werden zusammen mit den Bankkontodaten auf die Rechnung gedruckt. Gibt ein Kunde die Referenznummer bei einer Zahlung an, kann Vetera die Banktransaktion automatisch der richtigen Rechnung zuordnen.
Vetera unterstützt die folgenden Referenznummernformate:
Finnische Referenznummer (viitenumero)
Norwegische Referenznummer (KID)
Schwedische Referenznummer (OCR)
Internationale strukturierte Gläubigerreferenz (ISO 11649 / SEPA)
Das in Ihrer Klinik verwendete Referenznummernformat wird unter Einstellungen festgelegt. Um die Einstellungen anzuzeigen oder zu aktualisieren, wählen Sie oben links den Klinikstandort Name aus. Gehen Sie dann zu Einstellungen > Allgemeines > Unternehmen > Organisation Einstellungen und wählen Sie Referenznummern für Rechnungen erstellen.
Hinweis: Diese Einstellungen werden normalerweise während der Implementierung konfiguriert. Änderungen können sich auf Arbeitsabläufe und die Einhaltung von Vorschriften auswirken. Wenden Sie sich an Ihre Systemadministration, bevor Sie Änderungen vornehmen.
Eine Zahlungsmethode im Bulk-Zahlungsimporter verfügbar machen
Importierte Zahlungen können den eigenen Zahlungsmethoden Ihrer Klinik zugeordnet werden, zum Beispiel einem Inkassounternehmen oder einer Abschreibung. Damit eine Zahlungsmethode im Bulk-Zahlungsimporter verwendet werden kann, muss sie zuvor in den Organisation Einstellungen aktiviert werden. Ob Sie diese Einstellungen ändern können, hängt von Ihren Berechtigungen ab.
Wählen Sie oben links den Klinikstandort Name aus. Gehen Sie dann zu Einstellungen > Allgemeines > Unternehmen und wählen Sie Zahlungsmethoden.
Wählen Sie in der Zeile der Zahlungsmethode die Bearbeitungsschaltfläche aus. Das Dialogfeld Zahlungsmethode bearbeiten wird geöffnet.
Wählen Sie Im Bulk-Zahlungsimporter.
Wählen Sie Speichern.
Beim Import können nur aktivierte Zahlungsmethoden zugeordnet werden. In der Tabelle der Zahlungsmethoden sehen Sie in der Spalte Im Bulk-Import, welche Methoden aktiviert sind. Dieselbe Einstellung finden Sie auch, wenn Sie über hinzufügen eine Zahlungsmethode erstellen. Sie ist standardmäßig nicht ausgewählt.
Zahlungsmethoden in einer Excel-Datei
Eine Excel-Datei, die Sie im Bulk-Zahlungsimporter importieren, kann eine Spalte für Zahlungsmethoden (payment_method) enthalten. Vetera ordnet jede Zeile anhand des Namens einer aktivierten Zahlungsmethode zu.
Ist die Spalte leer, wird für die Zeile Bankeinzahlung oder – wenn sie einem Anspruch zugeordnet ist – Versicherungsanspruch festgelegt. Bankdateien werden immer so verarbeitet, da sie keine Spalte für Zahlungsmethoden enthalten.
Enthält die Spalte einen Namen, der keiner aktivierten Zahlungsmethode entspricht, bleibt die Zeile ohne Zahlungsmethode. Wählen Sie die Zahlungsmethode während der Zuordnung manuell aus.
Eine Zahlungsdatei importieren
So importieren Sie eine Zahlungsdatei und genehmigen Zahlungen in Vetera:
Gehen Sie zu Berichterstattung > Berichte, wählen Sie den Filter Finanzen und öffnen Sie den Bulk-Zahlungsimporter.
Zuvor hochgeladene Dateien werden unten auf der Seite in der Tabelle Zuletzt hochgeladene Dateien aufgeführt. Die Tabelle enthält den Dateinamen, das Datum, den Status und die Anzahl der verarbeiteten Transaktionen. Sie können Dateien nach Status filtern oder den Status einer Datei manuell ändern, indem Sie das Bearbeitungssymbol neben dem Status auswählen.
Unverarbeitetes: Die Datei wurde hochgeladen, aber noch nicht geprüft.
Unvollendete: Die Datei wurde teilweise verarbeitet. Dieser Status wird auch angezeigt, wenn die Datei Zahlungen enthält, die sich auf keine Rechnung in Vetera beziehen. Wenn Sie die Verarbeitung der Datei abgeschlossen haben, können Sie den Status über das Bearbeitungssymbol manuell in Fertiggestellt ändern.
Fertiggestellt: Alle zutreffenden Zahlungen wurden verarbeitet.
Wählen Sie Zum Hochladen hier klicken oder Dateien ablegen und wählen Sie Ihre Zahlungsdatei aus. Alternativ können Sie die Datei in den Upload-Bereich ziehen.
Vergewissern Sie sich vor dem Hochladen, dass die Datei ein unterstütztes Format hat. Siehe Unterstützte Dateiformate oben. Einige Banken exportieren Zahlungsdateien standardmäßig in einem anderen Format. Öffnen Sie die Datei bei Bedarf und speichern Sie sie vor dem Hochladen in einem unterstützten Format.
Wählen Sie Nächste. Vetera lädt die Datei hoch und zeigt die Transaktionsliste an.
Spaltenüberschriften werden unabhängig von Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen und Unterstrichen zugeordnet.
Enthält die Datei zwei Spalten für dasselbe Feld, weist Vetera die Datei zurück. Entfernen Sie die überzählige Spalte und laden Sie die Datei erneut hoch.
Spalten, die der Importeur nicht verwendet, werden nach dem Hochladen aufgeführt. So können Sie prüfen, ob etwas fehlt.
Prüfen Sie die Transaktionsliste. Zeilen mit dem Status Ungezielt sind rot hervorgehoben. Für jede Zeile wird einer der folgenden Status angezeigt:
Gezielt: Es wurde eine passende Rechnung gefunden.
Ungezielt: Es wurde keine passende Rechnung gefunden. Sie müssen die Rechnung manuell zuordnen. In der Zeile wird die Rechnungsnummer aus der Datei angezeigt, damit Sie sehen können, wonach gesucht wurde.
Sie können einzelne Zeilen auch manuell ignorieren oder wieder berücksichtigen. Verarbeitet werden nur Zeilen mit dem Status Gezielt.
Wählen Sie bei jeder Zeile mit dem Status Ungezielt am Ende der Zeile die Aktionsschaltfläche aus, um das Dialogfeld Ziel Rechnung zur Zahlung zu öffnen. Das Dialogfeld zeigt die Zahlungsdetails und die Rohdaten der Bank. Suchen Sie anhand eines der folgenden Felder nach der passenden Rechnung:
Rechnersuche: Suche nach Rechnungsempfängername oder Rechnungsnummer. Sie können die Rechnungsnummer so eingeben, wie sie auf der Rechnung steht, einschließlich der Vorsilbe.
Kundennummer: Suche nach Kundennummer.
Versicherung suchen: Suche nach Anspruch-ID, Fallnummer oder Anspruchsreferenz.
Fällige Summe: Suche nach dem ausstehenden Betrag der Rechnung.
Vom Kunden zu bezahlen: Filtern nach dem vom Kunden zu zahlenden Betrag.
Von der Versicherung bezahlt werden: Filtern nach dem von einer Versicherungsgesellschaft zu zahlenden Betrag.
In den Suchergebnissen werden nur abgeschlossene Rechnungen angezeigt.
Wählen Sie in den Ergebnissen die richtige Rechnung aus, um sie hervorzuheben, und wählen Sie dann Ziel ausgewählt. Der Status der Zeile ändert sich zu Gezielt.
Hinweis: Bezieht sich eine Zahlungszeile auf keine Rechnung, lassen Sie den Status auf Ungezielt. Sie können das Dialogfeld schließen, ohne eine Zuordnung vorzunehmen. Wählen Sie dazu Schließen.
Prüfen Sie, ob für jede Zeile die richtige Zahlungsmethode ausgewählt ist.
Wählen Sie Akzeptieren, um den Import zu bestätigen. Vetera markiert die zugeordneten Rechnungen als bezahlt und zeigt eine Zusammenfassung der verarbeiteten Zahlungen an. Der Dateistatus ändert sich zu Fertiggestellt. Falls Zahlungen nicht angewendet werden konnten, finden Sie Einzelheiten in der Spalte Fehler.
Enthält die Datei Zahlungen, die sich auf keine Rechnung beziehen, bleibt der Dateistatus möglicherweise Unvollendete. Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie den Dateistatus über das Bearbeitungssymbol manuell in Fertiggestellt ändern.
Fehlerbehebung
Wo finde ich die Funktion zum Importieren von Zahlungen?
Das Tool Bankzahlungsabwicklung, mit dem Referenzzahlungen aus einer Bank- oder Excel-Datei direkt in Rechnungen importiert wurden, heißt jetzt Bulk-Zahlungsimporter. Gehen Sie zu Berichterstattung > Berichte, wählen Sie den Filter Finanzen und öffnen Sie den Bulk-Zahlungsimporter.
Warum wird meine Datei nicht erkannt?
Wenn Ihre Bank eine BGMax-Datei im TXT-Format bereitstellt, ändern Sie vor dem Hochladen die Dateiendung in .bgi. Dadurch kann Vetera die Datei korrekt erkennen.
Warum wird meine Datei so langsam hochgeladen?
Entfernen Sie alle Leerzeichen aus dem Dateinamen und versuchen Sie es erneut.
Warum werden Versicherungszahlungen als Bankzahlungen angezeigt?
Zahlungen von Versicherungsgesellschaften werden mitunter als Bankzahlungen statt als Versicherungsansprüche kategorisiert. Wählen Sie in diesem Fall während der Zuordnung manuell die richtige Zahlungsart aus.
Warum treten beim Hochladen meiner Datei Zuordnungsfehler auf?
Wenn Sie verschiedene Dateiformate wie FI und CAMT in einer Datei kombinieren, kann es zu Zuordnungsfehlern kommen. Verwenden Sie für unterschiedliche Zahlungsformate separate Dateien oder Bankkonten.
Warum wurde eine Versicherungszahlung der falschen Rechnung zugeordnet?
Vetera kann nicht immer automatisch feststellen, ob eine Zahlung als Kundenzahlung oder Versicherungszahlung verbucht werden soll. Wählen Sie in diesem Fall während der Zuordnung manuell die richtige Rechnung aus.
Warum konnte eine Versicherungszahlung nicht automatisch zugeordnet werden?
Einige Versicherungsintegrationen verwenden keine strukturierte Referenznummer. Stattdessen sucht Vetera im Nachrichtentext der Zahlung nach Kennungen. Enthält die Nachricht einen Tippfehler oder entspricht sie nicht dem erwarteten Format, kann der automatische Abgleich fehlschlagen. Wählen Sie während der Zuordnung manuell die richtige Rechnung aus.
Warum wurde meine Rechnung trotz korrekter Referenznummer nicht automatisch zugeordnet?
Beim automatischen Abgleich werden nur Rechnungen der letzten 12 Monate berücksichtigt. Ältere Rechnungen müssen Sie während der Zuordnung manuell zuordnen.
Soll ich den Bulk-Zahlungsimporter oder den Bericht „Zahlungen registrieren“ verwenden?
Der Bericht Zahlungen registrieren bietet keinen Dateiimport, ermöglicht Ihnen aber, die Zahlungsart aus der ersten Zeile in alle Zeilen zu kopieren. Verwenden Sie den Bulk-Zahlungsimporter, wenn Sie eine Datei importieren.