Der Konsultationsprozess ist der zentrale Ablauf, in dem Tierärztinnen und Tierärzte mit Kunden und Patienten zusammenkommen. Vetera deckt den gesamten Konsultationsbesuchs-Workflow ab – von der Terminbuchung über die Konsultation bis hin zur Rechnungsstellung und Bezahlung. Die Symbole und die farbliche Hervorhebung in der Vetera Benutzeroberfläche machen es leicht, den Status des Konsultationsbesuchs nachzuvollziehen.

Die folgenden Abschnitte geben einen Überblick über die Schritte im Ablauf des Konsultationsbesuchs und die zugehörigen Status. Weitere Informationen zu jeder Phase finden Sie in den Links in den Abschnitten.

Wenn ein neuer Termin gebucht ist, beginnt der Termin im Status „Bevorstehend“. Bevorstehende Termine werden im Termin Kalender in Grau angezeigt. Im Dashboard erscheinen sie im Abschnitt Geplante Termine mit einer grauen Statuskennzeichnung.

Wenn ein Kunde einen geplanten Termin verpasst oder absagt und der Termin manuell als Nicht erschienen oder Abgesagt markiert wird, ändert sich der Terminstatus zu „Nicht erschienen“. Nicht erschienene Termine werden im Termin Kalender in Weiss angezeigt und im Dashboard mit einer grauen Statuskennzeichnung. Abgesagte Termine werden im Dashboard in Grau angezeigt und aus dem Termin Kalender entfernt.

Wenn ein verpasster Termin nicht manuell als Nicht erschienen oder Abgesagt markiert wird, wechselt der Terminstatus automatisch nach der Startzeit des Termins zu „Abgelaufen“. Abgelaufene Termine werden im Termin Kalender in Gelb angezeigt und im Dashboard mit einer gelben Statuskennzeichnung.

Bevorstehende Termine können manuell als Bestätigt markiert werden. Bestätigte Termine werden im Termin Kalender mit dem Text „Bestätigt“ im jeweiligen Kalenderfeld angezeigt.

Sobald Kunde und Patient in der Klinik angekommen sind, kann der Termin eingecheckt werden. Dies ist ein optionaler Schritt und wird typischerweise genutzt, wenn die Rezeption vor dem Beginn der Konsultation durch die Tierärztin/den Tierarzt das Aufnahmemanagement übernimmt. Wenn die Tierärztin/der Tierarzt den Aufnahmeprozess übernimmt und direkt mit der Konsultation beginnt, kann der Schritt Eingecheckt übersprungen werden.

Im Termin Kalender werden Termine, die als Eingecheckt/Angekommen markiert sind, in Lila angezeigt. Im Dashboard erscheinen sie im Abschnitt Aktuelle Konsultationen mit einer dunkelrosa Statuskennzeichnung.

Wenn der Konsultationsbesuch beginnt, wird der Terminstatus auf „Laufend“ aktualisiert. Während der Konsultation werden tierärztliche Behandlungen oder Diagnostik durchgeführt und auf der Konsultationsseite werden klinische Anmerkungen, Behandlungsgebühren, Entlassungsanweisungen sowie weitere Informationen hinzugefügt. Der Terminstatus wird automatisch aktualisiert, sobald ein Benutzer auf der Konsultationsseite mit dem Hinzufügen von Informationen beginnt. Der Status kann jedoch auch manuell aktualisiert werden.

Im Termin Kalender werden laufende Konsultationen in Blau angezeigt. Im Dashboard erscheinen sie im Abschnitt Aktuelle Konsultationen mit einer helllila Statuskennzeichnung.

Wenn die Konsultation und die Behandlungen abgeschlossen sind, kann der Terminstatus auf „Bereit zur Entlassung“ aktualisiert werden. Dieser Schritt ist optional und hängt vom Prozess sowie den Einstellungen Ihres Unternehmens und dem Standort der Klinik ab. In dieser Phase prüfen die Mitarbeitenden der Klinik üblicherweise die Entlassungsanweisungen und besprechen die Medikamente, die der Kunde mit nach Hause nimmt. Anschließend übertragen sie den Kunden und den Patienten an die Rezeption, damit die Rechnungsstellung abgeschlossen werden kann.

Es ist außerdem möglich, direkt von „Laufend“ zur Rechnungsstellung und Zahlung zu wechseln. Alternativ kann nach „Bereit zur Entlassung“ ein zusätzlicher Status „Rechnungsstellung“ verwendet werden.

Im Termin Kalender werden Konsultationen, die bereit zur Entlassung sind, in Türkis angezeigt. Im Dashboard erscheinen sie im Abschnitt Aktuelle Konsultationen mit einer blauen Statuskennzeichnung.

Je nach Prozess sowie den Einstellungen Ihres Unternehmens und dem Standort der Klinik kann nach „Bereit zur Entlassung“ ein zusätzlicher Status „Rechnungsstellung“ verwendet werden. In dieser Phase werden die Entwurf einer Rechnung sowie alle Gebühren auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Zusätzlich können alle finalen Verkaufsartikel hinzugefügt werden.

Im Termin Kalender werden Konsultationen in der Rechnungsstellung in Türkis angezeigt. Im Dashboard erscheinen sie im Abschnitt Aktuelle Konsultationen mit einer helllila Statuskennzeichnung.

Je nach Standort der Klinik können die Rechnungsstellung und die Zahlung entweder mit einem einzigen Schritt oder getrennt in zwei Schritten abgeschlossen werden.

Im Two-Step-Verfahren zur finalen Rechnungsstellung und Zahlung wird der Terminstatus auf „Entlassen“ aktualisiert, sobald die Rechnung fertiggestellt ist. In dieser Phase wurde der Patient aus der Konsultation entlassen und die Rechnung ist fertiggestellt, die Zahlungen wurden jedoch noch nicht empfangen. Wenn das Fertigstellen der Rechnung und das Hinzufügen der Rechnung bezahlt in einem einzigen Schritt erfolgt, wird der Konsultationsstatus direkt auf „Bezahlt“ aktualisiert.

Im Termin Kalender werden entlassene Konsultationen in Grün angezeigt. Im Dashboard erscheinen sie im Abschnitt Aktuelle Konsultationen mit einer hellgrünen Statuskennzeichnung.

Sobald die Rechnung bezahlt hinzugefügt wurde, ändert sich der Terminstatus zu „Rechnung bezahlt“ und der Workflow ist abgeschlossen.

Im Termin Kalender werden abgeschlossene Konsultationen in Grün angezeigt. Im Dashboard erscheinen sie im Abschnitt Aktuelle Konsultationen mit einer hellgrünen Statuskennzeichnung.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Schritten im Konsultations-Workflow finden Sie unter Konsultations-Workflow.