Der Konsultationsprozess ist der zentrale Ablauf, bei dem Tierärzte Kunden und Patienten behandeln. Vetera deckt den gesamten Ablauf einer Konsultation ab – von der Terminplanung über die Konsultation und Rechnungsstellung bis hin zu Zahlungen. Symbole und farbliche Hervorhebungen in der Vetera-Benutzeroberfläche erleichtern es, den Status einer Konsultation im Blick zu behalten.

Die folgenden Abschnitte geben einen Überblick über die einzelnen Schritte des Ablaufs und die zugehörigen Status. Für mehr Arbeitsschichtmögligkeiten einsetzen Informationen zu den einzelnen Phasen finden Sie die Links in den jeweiligen Abschnitten.

Wird ein neuer Termin gebucht, hat er zunächst den Status „Bevorstehende“. Bevorstehende Termine werden im Terminkalender grau angezeigt. Auf dem Dashboard erscheinen sie im Bereich Geplante Termine mit einer grauen Statuskennzeichnung.

Versäumt ein Kunde einen geplanten Termin oder sagt ihn ab und wird der Termin manuell als „Nicht erschienen“ oder „Abgesagt“ gekennzeichnet, ändert sich der Terminstatus zu „Nicht erschienen“. Termine mit diesem Status werden im Terminkalender weiß und auf dem Dashboard mit einer grauen Statuskennzeichnung angezeigt. Abgesagte Termine werden auf dem Dashboard grau angezeigt und aus dem Terminkalender entfernt.

Wird ein versäumter Termin nicht manuell als „Nicht erschienen“ oder „Abgesagt“ gekennzeichnet, ändert sich sein Status nach der Startzeit des Termins automatisch zu „Abgelaufen“. Abgelaufene Termine werden im Terminkalender orange und auf dem Dashboard mit einer gelben Statuskennzeichnung angezeigt.

Bevorstehende Termine können manuell als „Bestätigt“ gekennzeichnet werden. Bei bestätigten Terminen wird der Text „Bestätigt“ im jeweiligen Kalenderfeld angezeigt.

Sobald Kunde und Patient in der Klinik angekommen sind, kann der Termin eingecheckt werden. Dieser Schritt ist optional und wird üblicherweise genutzt, wenn der Empfang die Anmeldung übernimmt, bevor der Tierarzt mit der Konsultation beginnt. Übernimmt der Tierarzt die Anmeldung und beginnt direkt mit der Konsultation, kann das Einchecken übersprungen werden.

Wählen Sie auf der Seite für eine neue Konsultation unten in der Leiste bei einem Konsultationsentwurf Patient einchecken, um den Patienten einzuchecken. Zum Rückgängigmachen wählen Sie Einchecken abbrechen. Der Status der Konsultation wird daraufhin wieder auf „Entwurf“ gesetzt.

Im Terminkalender werden Termine mit dem Status „Eingecheckt“ oder „Angekommen“ lila angezeigt. Auf dem Dashboard erscheinen sie im Bereich Aktuelle Konsultationen mit einer dunkelrosa Statuskennzeichnung.

Mit Beginn der Konsultation wird der Terminstatus auf „Laufend“ gesetzt. Während der Konsultation werden tierärztliche Behandlungen oder diagnostische Maßnahmen durchgeführt. Auf der Konsultationsseite werden außerdem Berichte, Behandlungskosten, Entlassungsanweisung und andere Informationen hinzugefügt. Der Terminstatus wird automatisch aktualisiert, sobald ein Benutzer Informationen auf der Konsultationsseite eingibt; er kann aber auch manuell geändert werden. Wählen Sie auf der Seite für eine neue Konsultation unten in der Leiste Konsultation beginnen.

Laufende Konsultationen werden im Terminkalender blau angezeigt. Auf dem Dashboard erscheinen sie im Bereich Aktuelle Konsultationen mit einer hellvioletten Statuskennzeichnung.

Sobald die Konsultation und die Behandlungen abgeschlossen sind, kann der Terminstatus auf „Bereit zur Entlassung“ gesetzt werden. Dieser Schritt ist optional und hängt von den Abläufen Ihres Unternehmens sowie den Einstellungen zum Standort der Klinik ab. In dieser Phase prüft das Klinikpersonal üblicherweise die Entlassungsanweisung und bespricht mit dem Kunden die Medikamente, die der Patient mit nach Hause bekommt. Anschließend werden Kunde und Patient an den Empfang übergeben, damit die Rechnungsstellung abgeschlossen werden kann.

Wählen Sie auf der Seite für eine neue Konsultation unten in der Leiste Bereit zur Entlassung. In der Leiste wird der Status anschließend als „Bereit zur Entlassung“ angezeigt. Zum Rückgängigmachen wählen Sie Entlassung abbrechen.

Sie können auch direkt vom Status „Laufend“ zur Rechnungsstellung und Zahlung wechseln. Alternativ kann nach „Bereit zur Entlassung“ ein zusätzlicher Status „Rechnungsstellung“ verwendet werden.

Konsultationen, bei denen die Entlassung bevorsteht, werden im Terminkalender türkis angezeigt. Auf dem Dashboard erscheinen sie im Bereich Aktuelle Konsultationen mit einer blauen Statuskennzeichnung.

Je nach den Abläufen Ihres Unternehmens und den Einstellungen zum Standort der Klinik kann nach „Bereit zur Entlassung“ ein zusätzlicher Status „Rechnungsstellung“ verwendet werden. In dieser Phase werden der Rechnungsentwurf und alle Kosten auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Außerdem können noch Artikel für den abschließenden Verkauf hinzugefügt werden.

Konsultationen mit dem Status „Rechnungsstellung“ werden im Terminkalender türkis angezeigt. Auf dem Dashboard erscheinen sie im Bereich Aktuelle Konsultationen mit einer hellvioletten Statuskennzeichnung.

Je nach den Einstellungen zum Standort der Klinik können Rechnungsstellung und Zahlung in einem Schritt oder getrennt in zwei Schritten abgeschlossen werden.

Bei der zweistufigen Rechnungsstellung und Zahlung wird der Terminstatus auf „Entlassen.“ gesetzt, sobald eine Rechnung fertiggestellt wurde. In dieser Phase wurde der Patient aus der Konsultation entlassen und die Rechnung fertiggestellt, die Zahlungen wurden jedoch noch nicht empfangen. Werden die Rechnung fertiggestellt und die Zahlung zur Rechnung in einem Schritt hinzugefügt, wird der Status der Konsultation direkt auf „Bezahlt“ gesetzt.

Entlassene Konsultationen werden im Terminkalender grün angezeigt. Auf dem Dashboard erscheinen sie im Bereich Aktuelle Konsultationen mit einer hellgrünen Statuskennzeichnung.

Sobald die Zahlung zur Rechnung hinzugefügt wurde, ändert sich der Terminstatus zu „Bezahlt“ und der Ablauf ist abgeschlossen.

Konsultationen mit dem Status „Fertiggestellt“ werden im Terminkalender grün angezeigt. Auf dem Dashboard erscheinen sie im Bereich Aktuelle Konsultationen mit einer hellgrünen Statuskennzeichnung.

Für mehr Arbeitsschichtmögligkeiten einsetzen Informationen zu den verschiedenen Schritten des Konsultationsablaufs lesen Sie den Artikel Konsultationsablauf.