Manchmal kann eine zusätzliche Vorauszahlung auf dem Konto eines Kunden erscheinen. Dies kann passieren, wenn du eine Gutschrift erstellst, um eine Rechnung zu korrigieren und eine Gutschrift auf die Vorauszahlungen des Kunden überträgst, aber dann eine andere Zahlungsmethode verwendest, wenn du die Gutschrift abschließt. Es kann auch vorkommen, wenn eine Vorauszahlung fälschlicherweise dem Konto eines Kunden hinzugefügt wurde, aber tatsächlich nicht bezahlt wurde. Du kannst diese versehentlichen Vorauszahlungen einfach zurückerstatten.
So entfernst du eine versehentliche Vorauszahlung vom Kundenkonto:
Gehe zum Abrechnungs Tab auf der Seite des Kunden.
Unter Vorauszahlungen, wähle die i Schaltfläche in der Zeile der Vorauszahlung.
Wähle Rückerstattung.
Wähle einen Zahlungstyp der Rückerstattung. Zum Beispiel, verwende den gleichen Zahlungstyp wie bei der ursprünglichen Rechnung oder den, der für die Eingabe der fälschlicherweise hinzugefügten Zahlung verwendet wurde.
Füge eine Beschreibung hinzu, um zu erklären, dass dies beispielsweise eine versehentliche Gutschriftübertragung war.
Überprüfe die Summe und das Datum und wähle Speichern.
Wichtige Überlegungen
Wenn eine Vorauszahlung dem Kundenkonto hinzugefügt wurde, aber tatsächlich nicht bezahlt wurde, verwende dieselbe Zahlungsmethode bei der Rückerstattung der Vorauszahlung. Wähle das Datum für die Rückerstattung basierend auf deinen internen Arbeitsabläufen, zum Beispiel das gleiche Datum, an dem die Zahlung hinzugefügt wurde oder das heutige Datum. Dies stellt sicher, dass dein Tagesabschlussbericht und die Buchhaltungsunterlagen genau bleiben.
Es ist immer eine gute Praxis, eine Notiz hinzuzufügen, in der erklärt wird, warum du die Zahlung zurückerstattest.
Für die Rückerstattung von Vorauszahlungen auf die Vetera Pay-Karte des Kunden, siehe Rückerstattung einer Vorauszahlung auf eine Vetera Pay-Karte. Für die Rückerstattung von Vorauszahlungen (Anzahlungen) auf die Zahlungskarte eines Kunden unter Verwendung der Gravity Payments-Integration, siehe Verarbeitung von Anzahlungen.