Beachten Sie, dass diese Einstellungen und Vorlagen für Patienten-Erinnerungen verwendet werden. Für Termineinstellungen siehe Einstellungen für Terminbestätigung und Erinnerung.
Erinnerungseinstellungen
Um diese Einstellungen zu verwalten, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Klinikstandort > Erinnerung.
Allgemeine Erinnerungseinstellungen
Die folgenden Einstellungen gelten sowohl für manuelle als auch für automatische Patienten-Erinnerungen. Siehe auch automatische erinnerungsspezifische Einstellungen.
Standardversandmethode für Erinnerungen: Diese Einstellung definiert die Standard-Versandmethode für Patienten-Erinnerungen. Die Versandmethode kann geändert werden, wenn eine Erinnerung manuell erstellt oder automatische Erinnerungen eingerichtet werden.
Erinnerungen täglich senden um: Diese Einstellung definiert die Uhrzeit, zu der Patienten-Erinnerungen an die Kunden gesendet werden.
Automatische Erinnerungseinstellungen
Automatisches Erinnerungsversenden aktiviert: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, können regelbasierte automatische Erinnerungen an Kunden gesendet werden.
Kombinierte Erinnerungen
Sie können Erinnerungen kombinieren, sodass Erinnerungen aus einem bestimmten Zeitraum in einer Nachricht an den Kunden gesendet werden, anstatt jede einzeln.
Patienten-E-Mail-Erinnerungen kombinieren: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, werden mehrere Patienten-Erinnerungen in eine einzige E-Mail-Nachricht an den Kunden kombiniert.
Anzahl der Tage, um Erinnerungen zu kombinieren: Diese Einstellung ist verfügbar, wenn die vorherige Einstellung ausgewählt ist. Sie definiert die Anzahl der Tage, aus denen Erinnerungen zu einer E-Mail-Nachricht kombiniert werden. Wenn Sie diese Einstellung beispielsweise auf 30 setzen, werden die Erinnerungen, die für die nächsten 30 Tage geplant sind, in einer einzigen E-Mail-Nachricht an den Kunden kombiniert.
Doppelte Erinnerungen
Das Entfernen doppelter Erinnerungen wird empfohlen, wenn Erinnerungen als Hilfsmittel für den Patientenstatus verwendet werden. Auf diese Weise, wenn der Service eines Patienten abgeschlossen ist und eine neue automatische Erinnerung ausgelöst wird, werden vorhandene Erinnerungen für den Service automatisch durch die neue Erinnerung mit einem neuen Ablaufdatum ersetzt.
Wenn beispielsweise ein Patient vor dem Ablaufdatum der aktuellen Erinnerung zu einer jährlichen Untersuchung kommt, wird eine neue Erinnerung mit einem neuen Ablaufdatum ausgelöst, wenn die Konsultation abgeschlossen ist. Mit diesen Einstellungen kann die vorhandene Erinnerung für ein bevorstehendes Ablaufdatum dann entfernt werden. Wenn das Ablaufdatum der bestehenden Erinnerung bereits abgelaufen ist, kann die abgelaufene Erinnerung entfernt werden, wenn eine neue Erinnerung ausgelöst wird.
Eine Erinnerung wird als Duplikat betrachtet, wenn sie denselben Kunden, Patienten und dasselbe Template enthält.
Automatisch kommende doppelte Erinnerungen entfernen: Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, werden kommende doppelte Erinnerungen automatisch entfernt, wenn eine neue automatische Erinnerung mit einem neuen Ablaufdatum erstellt wird. Die folgende Einstellung definiert den Zeitraum, von dem aus doppelte Erinnerungen entfernt werden.
Bestehende doppelte Erinnerungen entfernen, die fällig sind in: Diese Einstellung ist verfügbar, wenn die vorherige Einstellung ausgewählt ist. Sie definiert die Anzahl der Tage, aus denen kommende doppelte Erinnerungen entfernt werden. Wenn Sie diese Einstellung beispielsweise auf 365 setzen, werden kommende doppelte Erinnerungen, die in den nächsten 365 Tagen fällig sind, entfernt und durch die neue Erinnerung mit dem neuen Ablaufdatum ersetzt.
Auch vergangene doppelte Erinnerungen entfernen: Diese Einstellung ist verfügbar, wenn die vorherigen Einstellungen verwendet werden. Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, werden überfällige doppelte Patienten-Erinnerungen entfernt und durch die neue Erinnerung mit dem neuen Ablaufdatum ersetzt.
Erinnerungsvorlagen
Erinnerungsvorlagen definieren den Nachrichtentext, der an Kunden per E-Mail, SMS oder eine andere Methode (wie Post) gesendet wird. Die Erinnerungsvorlagen werden sowohl für automatische Erinnerungen als auch für manuell erstellte Erinnerungenverwendet. Sobald Ihre Vorlagen erstellt wurden, können Sie Regeln für automatische Erinnerungen einrichten.
Erstelle eine Erinnerungsvorlage
Gehen Sie zu Einstellungen > Listen & Vorlagen > Erinnerungen.
Im Abschnitt Erinnerungsvorlagen wählen Sie Hinzufügen.
Geben Sie einen Titel für die Vorlage ein. Dieser Titel erscheint als Name der Erinnerung auf den Patienten-Seiten und als Titel in den Kundennachrichten. Stellen Sie sicher, dass der Titel prägnant und informativ genug ist, um sowohl für den Kunden als auch für das Klinikpersonal verständlich zu sein. Zum Beispiel ist 'Booster-Impfung' nicht spezifisch genug, während 'Tollwut 1 Jahr' und 'Tollwut Hund 1 Jahr' informativer sind.
Wenn Ihre Organisation mehrere Klinikstandorte umfasst, wählen Sie den gewünschten Klinikstandort aus, für den diese Vorlage verfügbar sein soll. Wenn Sie die leere Option auswählen, können alle Klinikstandorte die Vorlage verwenden.
Geben Sie im Feld E-Mail-Betreff die Betreffzeile der Erinnerungs-E-Mail ein.
Wählen Sie in jedem Textfeld + Platzhaltertext um Informationen automatisch in die Nachricht einzufügen, B. der Patientenname oder das Ablaufdatum. Zum Beispiel: [[patient_name]] ist für eine jährliche Prüfung auf [[expiry_date]] vorgesehen. Sie können keine benutzerdefinierten Platzhalter erstellen, nur aus der verfügbaren Liste auswählen.
Geben Sie im Feld Dienstname den Text ein, der als Kopfzeile der Erinnerungs-E-Mail angezeigt werden soll.
Im Feld E-Mail-Bild wählen Sie Bild hochladen, um ein Bannerbild am oberen Rand der E-Mail hinzuzufügen. Das Bild wird in einer festen Größe von 640×240 px angezeigt. Maximale Dateigröße beträgt 2 MB. Dieses Feld ist optional.
Geben Sie im Feld E-Mail-Text den Haupttext der Erinnerungs-E-Mail ein. Verwenden Sie die Formatierungs-Symbolleiste, um bei Bedarf Text-Stile, Listen oder Tabellen anzuwenden.
Um CTA oder Anruf-Buttons in die E-Mail einzubinden, CTA Einbinden und/oder Anrufschaltfläche einschließen. Für CTA Schaltflächen geben Sie einen Schaltflächentext und einen Button Weblinkein. Für Anruftasten geben Sie einen Button-Text und eine Telefonnummer ein.
Geben Sie im Abschnitt SMS-Inhalte den Nachrichtentext in das Feld SMS-Text ein.
Anmerkung
Die maximale Anzahl an Zeichen in einer SMS-Nachricht beträgt 160. Wenn die Nachricht mehr Zeichen enthält, werden Ihnen zwei SMS-Nachrichten berechnet. Beachten Sie, dass der Inhalt, der einen Platzhalter in der Nachricht ersetzt (z. B. Der Clientname) bestimmt die Anzahl der Zeichen und nicht die Anzahl der Zeichen im Platzhalternamen. Mit anderen Worten, wenn der Inhalt mehr Zeichen als der Platzhalter enthält, erhöht dies die Anzahl der Zeichen in Ihrer Nachricht.
Geben Sie im Abschnitt Inhalt den Nachrichtentext im Feld Posttext ein. Wenn das Versenden von E-Mails oder SMS nicht möglich ist, können Sie die Post-Option als interne Erinnerung verwenden, um den Kunden mit einer anderen Methode zu kontaktieren. Um eine Erinnerung per Post zu versenden, drucken Sie den Brief separat aus, zum Beispiel aus einem Word- oder PDF-Patientenformular.
Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Vorlage erstellen aus.
Bearbeite eine Erinnerungsvorlage
Um eine vorhandene Erinnerungsvorlage zu bearbeiten, wählen Sie die Stiftschaltfläche am Ende der Zeile in der Liste der Erinnerungsvorlagen. Um Ihre Änderungen auf alle aktuellen Erinnerungen, die die Vorlage verwenden, zu aktualisieren, wählen Sie das Kästchen Aktualisieren Sie Erinnerungen, die diese Vorlage verwenden aus.