Klienten haben das Recht, verschiedene Anfragen hinsichtlich der personenbezogenen Daten, die Ihre Organisation erhebt und verarbeitet, zu stellen, oft basierend auf den DSGVO-Vorschriften. Diese Anfragen können unter anderem das Recht auf Löschung (Vergessenwerden), Berichtigung (Korrektur) und Datenübertragbarkeit (Datenexport) umfassen.

Dieser Artikel beschreibt die Vetera-Funktionen, die Sie zur Verwaltung von Anfragen zu Klientendaten nutzen können.

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Vetera-Funktionen nutzen können, die Ihnen helfen, auf Anfragen von Klienten zu reagieren. Dieser Inhalt dient nur zu Informationszwecken und stellt keine rechtliche Beratung dar, noch ist er ein umfassender Leitfaden zum Datenschutzrecht. Die Anforderungen an den Datenschutz variieren je nach Rechtsordnung und unterliegen Änderungen. Ihre Organisation ist für ihre eigenen Verfahren zur Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Daten und deren rechtliche Konformität verantwortlich und sollte bei Bedarf unabhängige Rechtsberatung einholen.

Ein Klient hat das Recht, unter bestimmten Umständen die permanente Löschung seiner personenbezogenen Daten zu beantragen. Veterinärpraxen müssen jedoch anderen rechtlichen Verpflichtungen nachkommen, wie z.B. dem Aufbewahren von Aufzeichnungen für eine festgelegte Anzahl von Jahren zum Ausstellen von Medikamenten oder zur finanziellen Compliance. Wenn eine Löschanfrage gestellt wird, sollte Ihre Organisation ihre eigenen rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen nutzen, um zu bestimmen, welche Teile der Aufzeichnung aufbewahrt werden müssen und welche gelöscht werden können. Sie benötigen Administrator-Berechtigungen, um einen Klienten zu löschen.

Um einen Klienten dauerhaft zu löschen (sofern die gesetzlichen Anforderungen dies erlauben), siehe Klienten bearbeiten, archivieren und löschen für detaillierte Anweisungen.

Die Option Klienten löschen ist verfügbar, wenn der Klient aktive Konsultationen, ausstehende Schulden hat oder wenn Beratungs- oder Rechnungsdaten jünger sind als die von der Organisation festgelegte Aufbewahrungsfrist.

Aufbewahrungsfristen sind definiert in: Einstellungen > Organisation > Organisationseinstellungen > Aufbewahrungsfrist für Beratungsdaten oder Aufbewahrungsfrist für Rechnungsdaten.

Ein Klient kann anfragen, seine personenbezogenen Daten zu korrigieren oder zu aktualisieren, z. B. um einen Nachnamen oder eine Adresse zu ändern.

Um die persönlichen Informationen eines Klienten zu aktualisieren, siehe Klienten bearbeiten, archivieren und löschen.

Praxen müssen transparent darüber sein, welche Daten sie erheben und warum sie diese verarbeiten. In Vetera können Sie festhalten, dass Sie den Klienten darüber informiert haben, falls dies für Ihre Datenschutzrichtlinien erforderlich ist.

Benutzerdefinierte Felder

Um das Personal daran zu erinnern, neue Klienten über die Datenverarbeitung zu informieren, können Sie ein benutzerdefiniertes Feld auf den Klientendetails erstellen, z. B. ein obligatorisches Kontrollkästchen oder Textfeld, das bei der Registrierung eines neuen Klienten sichtbar ist. Für weitere Informationen zu benutzerdefinierten Feldern siehe Erstellen eines benutzerdefinierten Feldes.

Formulare und elektronische Unterschrift

Sie können PDF- und Word-Formulare verwenden, um Informationsblätter zur Datenerhebung oder Einwilligungsformulare für Ihre Klienten bereitzustellen.

Online-Buchung

Um Klienten zu informieren, wie und warum private Informationen während der Online-Buchung behandelt werden, fügen Sie die Informationen im Informationsfeld in den Einstellungen für die Online-Buchung hinzu: Einstellungen > Allgemein > Standort der Klinik > Online-Buchung.

Der Text im Informationsfeld wird auf der Startseite der Online-Buchungsoberfläche angezeigt. Hier können Sie Ihren Klienten wichtige Informationen über Ihre Online-Buchung bereitstellen, aber auch eine Nachricht hinzufügen, die die Klienten zu relevanten Ressourcen (z. B. Ihrer Website) für detaillierte Informationen zu Themen wie DSGVO und Datenverarbeitungspolitik leitet.

Für weitere Informationen siehe Überblick über die Online-Buchung.

Wenn ein Klient eine Kopie seiner Aufzeichnungen anfordert oder Sie bittet, seine Daten an einen anderen Anbieter zu übertragen, können Sie diese Informationen mit verschiedenen Tools in Vetera generieren.

Vollständiger Patientenhistorie- und Finanzdatenauszug

Der umfassendste patientenspezifische Datensatz ist die vollständige Patientenhistorie, die direkt an den Klienten gemailt werden kann. Diese enthält alles, was in Vetera mit diesem Patienten verbunden ist. Sie können auch alle zugehörigen Rechnungen und Quittungen (Finanzdaten) in derselben E-Mail einfügen. Diese Dokumente enthalten auch Informationen über den Klienten. Siehe Patientenhistorie ansehen, drucken und per E-Mail senden für weitere Informationen.

Exportieren von Klienteninformationen

Sie können eine Tabelle mit Klienteninformationen exportieren, die alle gespeicherten Details enthält, wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Postanschrift. Sie können auch Informationen zu Kommunikationspräferenzen einschließen:

Eine Liste aller Klienten wird erstellt, und Sie müssen die spezifischen Informationen des Klienten aus der Datei extrahieren.

Um auf die Einstellungen zuzugreifen, benötigen Sie bestimmte Benutzerberechtigungen.

Sie können verwalten, wie Klienten externe Kommunikationen (zum Beispiel Werbung oder Newsletter) erhalten, indem Sie Kommunikationspräferenzen erstellen. Das Personal der Klinik muss die Kommunikationspräferenzen eines Klienten manuell anpassen, um die Zustimmung zu bestätigen und alle Kanäle zu deaktivieren, über die der Klient keine Nachrichten erhalten möchte.

Um die Einstellung für Kommunikationspräferenzen zu aktivieren:

Für weitere Informationen siehe Kommunikationspräferenzen einrichten.