Überblick über Rechnungsstellung und Zahlungen
Dieser Artikel bietet einen Überblick über die Funktionen zur Rechnungsstellung und Zahlungen in Vetera, einschließlich wie man Rechnungen finalisiert, Zahlungen hinzufügt, Zahlungen storniert oder korrigiert, Gegenverkäufe verwaltet und mit Gutschriften und Rückerstattungen umgeht. Er behandelt auch das Versenden von Rechnungen sowie die Verwaltung von Kunden-Vorauszahlungen.
Rechnungen finalisieren und Zahlungen hinzufügen
Je nach Workflow und den Einstellungen der Klinikstandorte Ihrer Klinik kann das Finalisieren einer Rechnung und das Hinzufügen der Zahlung in einem Schritt oder in zwei separaten Schritten erfolgen.
Im Ein-Schritt-Workflow finalisieren Sie die Rechnung und fügen die Zahlung gleichzeitig hinzu, zum Beispiel, wenn ein Kunde die Rechnung direkt nach seinem Konsultationsbesuch vor dem Verlassen der Klinik bezahlt.
Wenn Sie mit einem Kunden vereinbaren, die Zahlung später zu erhalten, folgen Sie dem Zwei-Schritte-Workflow, wobei Sie zunächst die Rechnung finalisieren und die Zahlung danach hinzufügen.
Wenn Ihre Klinik Nordhealth Pay oder die Gravity Payments-Integration verwendet, siehe Nordhealth Pay oder Gravity Payments für die Rechnungs- und Zahlungsabwicklung.
Zahlungen stornieren und korrigieren
Wenn ein Kunde beispielsweise bar bezahlt hat, aber die Zahlung versehentlich als Kartenzahlung hinzugefügt wurde, können Sie die Zahlung stornieren oder die falsche Zahlungsmethode ändern. Das Stornieren von Zahlungen und das Korrigieren von Zahlungsmethoden ist möglich, wenn es in den Einstellungen Ihrer Klinikstandorte aktiviert wurde und Sie die erforderlichen Zugriffsrechte haben.
Sie können Zahlungen direkt auf der Rechnungsseite oder über die Option Zahlungsmethoden korrigieren Gutschrift-Option stornieren. Beachten Sie, dass bei integrierten Terminalzahlungen die Gutschrift-Option Zahlungsmethoden korrigieren nicht verfügbar ist, aber Sie eine Zahlung nur direkt von der Rechnungsseite stornieren können.
Wenn in Ihrer Klinik keine Zahlungstornierungen aktiviert sind, können Sie dennoch die Zahlungsmethode gegebenenfalls mit der anderen Gutschrift-Funktion ändern. Weitere Informationen zu den verschiedenen Gutschriftoptionen in Vetera finden Sie unter Überblick über Gutschriften.
Gegenverkäufe
Ein Gegenverkauf ist eine gängige Verkaufsaktivität für Tierarztpraxen, die keine vollständige Konsultation und veterinärmedizinische Behandlung umfasst. Zum Beispiel können Artikel wie Futter, Spielzeug oder andere Vorräte als Gegenverkäufe verkauft werden. Vetera verfügt über eine unabhängige Funktion für Gegenverkäufe, die von der Konsultationsfunktionalität getrennt ist.
Gutschriften und Rückerstattungen
Gutschriften, auch bekannt als Gutschriftmemos oder Gutschriftrechnungen, sind Handelsdokumente, die vom Verkäufer (Ihr Unternehmen) an den Käufer (Tierbesitzer) ausgestellt werden. Gutschriften werden verwendet, wenn ein Verkauf abgeschlossen wurde und eine Rechnung in Vetera finalisiert wurde, aber die Rechnung Korrekturen benötigt. Dies kann zum Beispiel vorkommen, wenn ein Kunde ein Produkt zurückgibt oder ein Artikel falsch berechnet wurde.
Gute Buchhaltungspraktiken erlauben es nicht, finalisierte Rechnungen zu bearbeiten oder zu löschen. Daher müssen Sie immer eine Gutschrift erstellen, wenn eine finalisierte Rechnung eine Korrektur benötigt, selbst wenn Sie einen Fehler bemerken, bevor der Kunde bezahlt hat und Sie noch keine Zahlungen zur Rechnung hinzugefügt haben. Ebenso müssen Sie, wenn ein Fehler auf einer finalisierten Gutschrift auftritt, eine weitere Gutschrift erstellen, um den Fehler zu korrigieren.
In Vetera sehen Gutschriften ähnlich aus wie reguläre Rechnungen, sind jedoch immer mit einer regulären Rechnung oder einer anderen Gutschrift verbunden.
Kunden-Vorauszahlungen
Vorauszahlungsbilanzen auf Kundenkonten sind gleichbedeutend mit einem Betrag, der als Anzahlung oder Guthaben verwendet werden kann, um zukünftige ausstehende Bilanzen zu begleichen. Vorauszahlungsbeträge können entweder manuell dem Konto des Kunden hinzugefügt oder von einer Gutschrift übertragen werden. Die Funktionen zur Vorauszahlung sind verfügbar, wenn sie in den Einstellung der Klinikstandorte aktiviert sind.
Wenn die Gravity Payments-Integration in Ihrem Vetera verwendet wird (nur in den USA verfügbar), können Sie auch Vorauszahlungen (Anzahlungen) über die Gravity Payments-Integration hinzufügen und rückerstatten.
Rechnungen senden
Sie können Rechnungen ganz einfach per E-Mail an Kunden senden oder sie für den Versand per Post oder als direkten Beleg ausdrucken. Um eine Rechnung zu senden, navigieren Sie zur Kundenkarte, wählen Sie den Tab Abrechnung, dann den Abschnitt Rechnungen und suchen Sie die gewünschte Rechnung. Auf der einzelnen Rechnungsseite wählen Sie die Schaltfläche Per E-Mail senden. Für den Druck folgen Sie denselben ersten Schritten, um die Rechnung zu finden, und wählen dann die Schaltfläche Drucken auf der einzelnen Rechnungsseite, indem Sie den Pfeil daneben für weitere Optionen verwenden. Um eine Rechnung erneut per E-Mail zu senden, gehen Sie zur Rechnungsseite und wählen Sie die Schaltfläche Per E-Mail senden. Sie können auch die Schaltfläche Als gesendet markieren auswählen, um zu registrieren, dass die Rechnung gesendet wurde.
Um mehrere Rechnungen zu senden, wählen Sie im Tab Abrechnung die Zeilen der Rechnungen aus, die Sie senden möchten. Wählen Sie aus dem Aktionsmenü, das am unteren Rand der Seite erscheint, unter Aktion die Option Per E-Mail senden oder wählen Sie die Schaltfläche Exportieren/Drucken. Sie können auch Als gesendet markieren unter dem Aktions-Button auswählen, um zu registrieren, dass die Rechnungen gesendet wurden.