Sie können eine Rechnung erstatten, indem Sie eine Gutschrift erstellen. Gutschriften werden verwendet, um abgeschlossene Rechnungen in Vetera zu korrigieren. Diese Dokumente funktionieren ähnlich wie reguläre Rechnungen, sind jedoch immer mit einer bestehenden Rechnung oder einer anderen Gutschrift verknüpft. Dieser Artikel bietet einen Überblick über Gutschriften und die verschiedenen Erstattungsoptionen in Vetera, einschließlich der Möglichkeit, eine gesamte Rechnung oder nur einen Teil einer Rechnung gutzuschreiben und zu erstatten. Er enthält auch Informationen zu den verschiedenen Gutschriftoptionen.
Was sind Gutschriften?
Gutschriften (auch bekannt als Gutschriftmemos) sind geschäftliche Dokumente, die vom Verkäufer (Ihrem Unternehmen) an den Käufer (Tierbesitzer) ausgestellt werden. Sie verwenden Gutschriften, wenn ein Verkauf abgeschlossen und eine Rechnung in Vetera finalisiert wurde, aber die Rechnung Korrekturen benötigt. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Kunde ein Produkt zurückgibt oder ein Artikel falsch berechnet wurde.
Abgeschlossene Rechnungen können aus Gründen der ordnungsgemäßen Buchführung nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Daher müssen Sie immer eine Gutschrift erstellen, wenn eine abgeschlossene Rechnung korrigiert werden muss, selbst wenn Sie einen Fehler bemerken, bevor der Kunde bezahlt hat oder bevor Zahlungen zur Rechnung hinzugefügt wurden. Ebenso müssen Sie, wenn ein Fehler auf einer finalisierten Gutschrift vorliegt, eine weitere Gutschrift erstellen, um den Fehler zu korrigieren.
In Vetera sehen Gutschriften ähnlich wie reguläre Rechnungen aus, aber sie sind immer mit einer regulären Rechnung oder einer anderen Gutschrift verbunden.
Anmerkung
Es ist nicht möglich, eine Gutschrift für eine Rechnung zu erstellen, die Teil einer konsolidierten Rechnung ist. Sie können jedoch unbezahlte konsolidierte Rechnungen widerrufen, nach denen Sie Gutschriften für die Originalrechnungen erstellen können.
Gutschriftoptionen in Vetera
Um das Gutschrift-Dialogfeld in Vetera zu öffnen, wählen Sie die Schaltfläche Gutschrift am Ende der Seite auf einer finalisierten Rechnung aus. Die verfügbaren Funktionen hängen von den Einstellungen für Standorte der Klinik und Benutzerberechtigungsgruppen ab.
Vollständige Rückerstattungen
Mit der Option Rechnung vollständig gutschreiben können Sie eine komplette Rechnung gutschreiben und erstatten, wenn ein Kunde beispielsweise alles zurückgeben möchte, was auf derselben Rechnung enthalten war. Der Gutschriftworkflow variiert, je nachdem, ob Zahlungen bereits der Rechnung hinzugefügt wurden oder ob die Rechnung nur finalisiert wurde, aber noch keine Zahlungen hinzugefügt wurden.
Teilweise Rückerstattungen
Mit der Option Einige Rechnungspositionen gutschreiben können Sie ein oder mehrere ausgewählte Elemente auf einer Rechnung gutschreiben und erstatten. Manchmal kann ein Artikel auch teilweise zurückerstattet werden, wenn Sie beispielsweise einen Teil der Kosten eines Verfahrens an den Kunden zurückerstatten möchten. Sie können auch zurückerstattete Artikel gegen andere Artikel austauschen. Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, die Rechnung teilweise gutzuschreiben, wenn eine Versicherungsanfrage für die Rechnung vorliegt.
Gutschriften und Rechnungsstellung erneut
Mit der Option Rechnung gutschreiben, neuen Entwurf erstellen können Sie eine Rechnung gutschreiben und eine neue Rechnung erstellen, wenn die Zeilen der Originalrechnung korrekt sind, aber einige Rechnungsinformationen geändert werden müssen. Beispielsweise hat ein Kunde die Rechnung mit seinen persönlichen Informationen bezahlt, möchte jetzt aber die Rechnung auf sein Unternehmen ausgestellt haben. Diese Option schreibt die ursprüngliche Rechnung gut und erstellt einen neuen Rechnungsentwurf, den Sie bearbeiten können, um die Informationen zu korrigieren.
Zahlungen stornieren oder korrigieren
Mit der Option Zahlungsmethoden korrigieren können Sie Zahlungen stornieren oder korrigieren, wenn es einen Fehler wie eine falsche Zahlungsmethode gibt. Dies kann beispielsweise erforderlich sein, wenn ein Kunde bar bezahlt hat, die Zahlung jedoch versehentlich als Kartenzahlung hinzugefügt wurde. Dies erstellt keine Gutschrift.
Sie können auch Zahlungen direkt auf der Rechnungsseite stornieren und korrigieren. Bitte beachten Sie, dass Sie mit integrierten Terminals eine Zahlung nur direkt von der Rechnungsseite stornieren können.
Zahlungen stornieren und Zahlungsmethoden korrigieren ist möglich, wenn dies in Ihren Einstellungen zur Klinikstandorte aktiviert wurde und Sie die erforderlichen Benutzerrechte haben. Wenn Ihre Klinik keine Stornierungen von Zahlungen aktiviert hat, können Sie die Zahlungsmethode gegebenenfalls ändern, indem Sie die Funktionen der Gutschrift nutzen.
Drucken und E-Mailen einer Gutschrift
Sie können eine Gutschrift an einen Kunden auf die gleiche Weise wie eine reguläre Rechnung drucken oder per E-Mail senden. Auf der Gutschriftseite enthält die Symbolleiste am unteren Bildschirmrand eine Schaltfläche Per E-Mail senden und eine Schaltfläche Drucken. Wählen Sie den Pfeil neben der Schaltfläche Drucken für weitere Druckoptionen aus.
Rückerstattungen mit Kartenzahlungsterminal-Integrationen
Je nach Integration und Einrichtung Ihres Kartenzahlungsterminals kann es möglich sein, mit Kartenzahlungsterminals Rückerstattungen vorzunehmen. Es kann jedoch vorkommen, dass Rückerstattungen nicht möglich sind und Sie einen anderen Zahlungstyp für Rückerstattungen benötigen. Bei Integrationen von Kartenzahlungsterminals dürfen Sie den Zahlungstyp auf Gutschriften nicht verwenden, sondern müssen einen anderen Zahlungstyp in den Vetera-Einstellungen einrichten.
Für Rückzahlungen bei Zahlungen mit Vetera Pay siehe Zahlungen und Rückerstattungen.
Für Rückzahlungen bei Zahlungen über die Gravity Payments-Integration siehe Rückerstattungen.
Siehe auch
Zahlungen und Rückerstattungen (Vetera Pay)
Zahlungen erstatten (Gravity Payments)